Politique de télétravail, congés, VPN : pourquoi vos collaborateurs posent toujours les mêmes questions
Politique de télétravail, congés, VPN : pourquoi vos collaborateurs posent toujours les mêmes questions
Le même lundi, encore et encore
C'est lundi matin. Dans votre boîte de réception RH, vous trouvez :
"Bonjour, je voulais savoir combien de jours de télétravail j'ai droit par semaine ?" "Salut, j'ai oublié comment faire une demande de congés — c'est sur quel outil ?" "Bonjour, comment je configure le VPN depuis chez moi ?"
La semaine dernière, vous aviez déjà répondu à ces trois questions. Et la semaine précédente. Et celle d'avant.
Ce phénomène n'est pas propre à votre entreprise. Selon une étude Gartner, les questions administratives répétitives représentent entre 35 et 50 % du volume de sollicitations que reçoivent les équipes RH. Et pourtant, l'information existe — elle est dans le règlement intérieur, dans la note de service, dans l'intranet.
Alors pourquoi vos collaborateurs continuent-ils de vous écrire ?
L'information existe, mais elle est introuvable
Le problème n'est presque jamais l'absence d'information. Il est dans sa difficulté d'accès.
Dans la plupart des entreprises moyennes et grandes, la documentation interne est éparpillée sur plusieurs supports :
- Un intranet mis à jour irrégulièrement
- Des dossiers SharePoint ou Google Drive peu structurés
- Des emails envoyés "à tous" il y a six mois
- Des PDF nommés "Politique_télétravail_vFinale_v3.pdf"
Trouver la bonne réponse prend du temps — souvent plus que de simplement envoyer un message à la RH. Et c'est exactement ce que font vos collaborateurs : ils prennent le chemin de la moindre résistance.
Ce n'est pas de la paresse. C'est de la rationalité.
Le coût invisible de ces interruptions
Chaque question reçue a un coût réel. Pas seulement le temps de réponse (en moyenne 4 à 8 minutes par email), mais aussi :
- Le temps de context-switching : chaque interruption fait perdre en moyenne 23 minutes de concentration à la personne interrompue
- La désorganisation des agendas RH : des demi-journées entières morcelées par des sollicitations
- La frustration des deux côtés : le collaborateur qui attend une réponse, le RH qui répond pour la dixième fois la même chose
Multipliez cela par 50, 100, 500 collaborateurs, et vous avez des centaines d'heures perdues chaque mois dans votre organisation.
Pourquoi ce n'est pas un problème de communication interne
La première réaction de beaucoup d'entreprises est de dire : "Il faut mieux communiquer." Alors on envoie un email récapitulatif, on refait la page intranet, on organise une session d'information.
Et deux semaines plus tard, les questions reprennent.
Parce que le problème n'est pas que les collaborateurs n'ont pas reçu l'information — c'est qu'ils ne peuvent pas la retrouver au moment où ils en ont besoin, dans le contexte où ils travaillent.
Un collaborateur qui configure son VPN pour la première fois à 18h30 ne va pas relire la note de service envoyée il y a trois mois. Il va écrire à quelqu'un.
La question est : à qui ?
L'alternative : une réponse instantanée, dans leur outil de travail
C'est le principe derrière Eloise. Plutôt que de renvoyer vers un document que personne ne lit, Eloise répond directement — dans Teams ou Slack — à partir de votre documentation interne.
Collaborateur : "Eloise, combien de jours de télétravail ai-je droit par semaine ?" Eloise : "Selon l'accord télétravail mis à jour en mars 2025, vous avez droit à 2 jours de télétravail par semaine, extensibles à 3 avec l'accord de votre manager. Voici le lien vers l'accord complet : [Accord télétravail 2025]."
La réponse est immédiate, sourcée, et ne nécessite aucune intervention humaine.
Les types de questions les plus fréquentes
Les questions qui reviennent le plus souvent dans les entreprises que nous accompagnons :
- 🏖️ Congés et absences : solde, procédure de demande, délais, règles de validation
- 💻 Télétravail : nombre de jours autorisés, matériel pris en charge, procédure de déclaration
- 🔐 Accès et outils : VPN, mots de passe, accès aux applications, onboarding technique
- 💰 Paie et avantages : date de versement, bulletins, intéressement, mutuelle
- 📋 Procédures RH : arrêt maladie, formation, entretien annuel, mobilité interne
Ces cinq catégories représentent généralement plus de 70 % des sollicitations récurrentes dans une organisation.
Ce que ça change concrètement pour les RH
Quand ces questions sont absorbées par Eloise :
- ✅ Les RH récupèrent 2 à 4 heures par jour pour des missions à plus forte valeur ajoutée
- ✅ Les collaborateurs ont des réponses en quelques secondes sans attendre la disponibilité d'un interlocuteur
- ✅ L'information est toujours à jour : Eloise lit vos documents actuels, pas une FAQ de 2022
- ✅ Zéro outil supplémentaire à adopter : tout se passe dans Teams ou Slack, là où travaillent déjà vos équipes
Le bon point de départ
Vous n'avez pas besoin de tout restructurer pour commencer. Il suffit de déposer votre documentation existante sur la plateforme Creates — règlement intérieur, accords d'entreprise, procédures RH — et Eloise apprend à répondre à partir de ces contenus.
Le déploiement prend quelques jours. Et les résultats sont visibles dès la première semaine.
Envie de voir comment ça fonctionne sur vos cas d'usage ?